banner
Przekaż 1% Mikołajowi

Większość firm staje przed dylematem, w jaki sposób sprawić, by obieg dokumentów finansowych był nie tylko szybki, ale także skuteczny. Z odpowiedzią przychodzą aktualne przepisy, zgodnie z którym każdy przedsiębiorca jest zobligowany do przechowywania w formie elektronicznej m.in. ksiąg podatkowych, rachunkowych, sprawozdań finansowych.

W związku z powyższym najbardziej logicznym rozwiązaniem okazuje się elektroniczny obieg dokumentów finansowych i nie tylko. Dzięki temu zarządzanie biznesem staje się o wiele mniej czasochłonne. System ten zabezpiecza również na wypadek ewentualnych braków np. podpisu kontrahenta.

obieg dokumentow finansowych

Można rzecz jasna korzystać z tradycyjnego systemu. Wówczas trzeba jednak pamiętać o zachowywaniu dość skomplikowanych reguł. Po pierwsze należy nadawać jednolity sposób oznaczania i numeracji. Nie można także zapominać o właściwym przydzielaniu pism do odpowiednich kategorii, zgodnie z określonym kluczem. Istotną jest także kwestia tworzenia kopii zapasowych. Co więcej trzeba mieć na uwadze, że wspomniane już wcześniej chociażby sprawozdania finansowe, tak czy owak muszą być przechowywane online.

Elektroniczna archiwizacja dokumentów wymusza na użytkownikach odpowiedni sposób znakowania. Pozwala też na asygnowanie pism do nawet kilku kategorii. A dzięki niezawodnej wyszukiwarce, odnajduje je w zaledwie kilka sekund. Biorąc pod uwagę fakt, iż miejsce umieszczania pism jest wirtualne, nie należy zaprzątać sobie głowy organizacją dodatkowej przestrzeni magazynowej.

Podsumowując, zapewnienie właściwego sposobu na obieg dokumentacji jest sposobem na bardzo duże usprawnienie pracy całej firmy i zaoszczędzenie dużej ilości cennego czasu. Z drugiej strony jest też obowiązkiem nałożonym przez państwo odnośnie archiwizacji dokumentacji do lat 5. Dlatego już dzisiaj warto dokonać właściwego wyboru i wszelkie dokumenty finansowe umieszczać w wirtualnej przestrzeni.

Kometarze

“Jak zorganizować sprawny obieg dokumentów finansowych” - Brak komentarzy

Komentuj